コラム

動き続けるには

CFOオフィス事業部 シェアードサービス2部2課 グループ長 古川 惠健

日々業務を行っていく中で意識していることに「見える化」というものがあります。
よく聞く言葉ではありますが、じゃあ具体的にどうすればいいのだろう?と、実際の業務に当てはめるとわからなくなることも多いのではないでしょうか。

まず、メリットとしては様々なものが挙げられますが、ぱっと思いつくものでも、「業務標準化」「課題の把握」「人材育成」「リスクマネジメント」「コスト削減」等、多岐に渡り有効なものです。
その中でも今回は「業務標準化」に絞って話したいと思います。

たとえば、決算業務というものは、日々行う作業であり様々な事象も発生します。
ですが、実際に業務を行っていると、発生した事象はひたすらに積み上げられ、日々の業務に追われている状況では積み上げたものを整理することもままならないということがよくあります。そして、整理ができないことによって「属人化」していきます

では、逆に「標準化」させるならどうするのか。
それは「業務(事象)を単純化し、ルールを策定する」ことだと考えています。
ルールさえ作ってしまえば、あとは手順に沿って進めるだけです。
もちろん、ルール通りに進められる土台というのは必要になりますが。
(ここが出来ていないとせっかく作ったルールも無駄になってしまいます)

そして、進めていく中でまた様々な事象が発生し、その度にルールをアップデートしていく必要があります。
このルールのアップデートを行わないと、また事象が積み上がり、せっかく標準化しても再び属人化していってしまいます。
ここで問題となるのは、いかにサイクル化して継続させていくかです。

サイクルが止まれば、見えていたものもいつしか見えなくなっていきますので、常に動き続けるしかありません
ですが、現実は急な事業拡大によるリソース不足、急な退職や慢性的な人手不足等、様々な理由により動ける人員に限りがあります。
・常に動きたいけど人員がいない
・業務を分析し単純化させる人員がいない
・ルールを策定する人員がいない等々
上記のような内容でお困りの際は、ぜひフィエルテへご相談ください。
弊社では、単純な経理事務のアウトソーシングだけではなく、業務標準化に向けて一時的ではなく継続的に動き続けるようなお手伝いもしております。

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