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うまく伝わらない海外へのメール

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2017.12.27

CFOオフィス事業部 TMSサービス部 兼 営業部 渡瀬 佳史

私は仕事柄(TMSの提供:https://www.fiertecorp.com/service/fund-management/)、ドイツの会社(BELLIN: https://www.bellin.com/ ) の方と普段の仕事でやりとりがよくあるのですが、やはり海外との方とのコミュニケーションというのは難しいと思うことが多々あります。

やりとりを始めた際、対面や電話でのコミュニケーションは緊張するし、メールでのやりとりのほうがやりやすいかなと思ったのですが、意外とメールでのコミュニケーションのほうが、うまく意図を伝えられないことが多かったように思います。

もちろん対面でのコミュニケーションは瞬発力が求められる点はあるのですが、逆に相手の間や温度感(対面の場合、表情)がわかり、反応に応じて返事ができるため、めちゃくちゃな英語でも意外になんとかなりました

逆にメールでは、頑張って英単語を調べ、文法があっているのが十分見直したりして時間をかけて準備することができるですが、なぜかうまく意図が伝わらない、むしろ誤解からちょっとした揉め事になることもしばしば…

何が悪いのだろうか? ビジネス英語だとか敬語だとかわからないし、それが原因なのかな・・・

最初はそんなふうに思って、もっと勉強しなきゃと本を買ったりしたのですが、相手からのメールを見ていく中で、そうではないかもと思うようになりました。

相手方からのメールは、とても簡素で、日本人の感覚からすると、こんな雑な返信したら失礼にあたるのではないかと思うようなものでした
それに対し、私のメールは日本語のメールを直訳した内容(実際、日本語でメールを書いて某翻訳サイトを駆使しながら英訳してました)で、あちらからするとひどく回りくどく、わかりづらいものなのかもしれないと思うようになりました。

試しに1度、要件を箇条書きにしただけのメールをあちらに送ってみました。

そうすると、あちらも質問の下に答えを追記して返してくる。といった感じで、要点のみのスムーズにやりとりが進むようになっていきました。

失礼がないようにといった配慮のつもりだったのですが、結局は、相手の文化・文脈を考えずに日本流の考え・やり方を押し付けてしまっており、相手の理解を得られない状態になっていました。

相手の状況や文脈などを考えてコミュニケーションをとりましょうというのは、いろいろなところで言われているところですが、改めて気付かされる出来事でした。

決算アウトソーシングも同じことだったりします。

制度決算というのは、ルールは決まっているのですが、各社の事業内容やグループの形態、子会社との関係性など、その会社の文化や決算業務がどのように構築されてきたかといった文脈も理解した上
で、業務の実施・改善を行わないと結局うまくいきません

FIERTEでは、アウトソーシングをお受けする際、お客様とのコミュニケーションを大事にしています。
決算本番時はもちろんですが、業務の引継ぎ時・決算準備段階に業務フロー・問合せ先等をきちんと確認し、業務内容を整理した上で作業いたします。
また、必要に応じて、子会社や他部門なども含めた関係者の方と直接やりとりをします。

決算アウトソーシングサービスにつきましては、以下URLより詳細をご参照ください。
また、より詳しいご説明等につきましては、03-5909-5177までお問合せください。
https://www.fiertecorp.com/service/accounting/

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